Trust Center

Alleen binnen de Europese Unie. Dat geldt voor elke laag van de primaire keten: van CDN en hosting tot de AI-infrastructuur en de verwerking door AI-modellen.

Welke leveranciers daarbij betrokken zijn, ziet u in het overzicht van subverwerkers.

Ja. Uw data wordt alleen verwerkt op Europese infrastructuur, door partijen die onder Europees recht vallen. De primaire keten is zowel in de EU gehost als in Europese handen.

Uw data loopt dus nooit via infrastructuur of leveranciers die onder de wetten van landen buiten de EU vallen, zoals de Amerikaanse CLOUD Act.

Nee. Alle verwerking in het platform loopt via Europese infrastructuur en Europese leveranciers.

Uw data in het platform wordt alleen verwerkt en opgeslagen door partijen die in de EU hosten en in Europese handen zijn. Daardoor valt de verwerking niet onder wetten waarmee overheden buiten Europa, zoals de Verenigde Staten, via een leverancier bij die data kunnen komen.

Ja. De hele verwerkingsketen in het platform is in de EU gehost en in Europese handen. Dat geldt voor alle infrastructuur en leveranciers die uw data opslaan, verwerken of doorsturen. Uw data blijft dus van begin tot eind onder Europees recht.

In het overzicht van subverwerkers staat welke leveranciers betrokken zijn bij de verwerking van uw data, en welke rol ze hebben.

De primaire keten bestaat uit leveranciers die deel uitmaken van het platform en betrokken kunnen zijn bij de verwerking van uw data.

De secundaire keten bestaat uit leveranciers en tools die onze bedrijfsvoering ondersteunen. Die staan los van het platform: daarin wordt geen klantdata verwerkt of opgeslagen.

Nee. Binnen onze reguliere dienstverlening wordt uw data niet gebruikt om AI-modellen te trainen, bij te stellen of op een andere manier te verbeteren.

Op verzoek kunnen we wel een specifiek model trainen, bijvoorbeeld voor een kantoor of sector. Dat gebeurt alleen met een uitdrukkelijke opdracht en afspraken vooraf over welke data we gebruiken, waarvoor en onder welke voorwaarden.

Nee. Leveranciers binnen het platform mogen uw data, prompts en AI-output niet voor eigen doeleinden gebruiken, ook niet om hun eigen modellen of diensten te trainen of te verbeteren. Dat hebben we contractueel vastgelegd.

De makers van de modellen krijgen uw data nooit te zien: elk model dat we gebruiken draait binnen onze Europese AI-infrastructuur.

We gebruiken verschillende modellen voor verschillende functies, want niet elk model is even geschikt voor elke taak. Voor spraak naar tekst, het uitlezen van gegevens en het maken van samenvattingen kunnen bijvoorbeeld verschillende modellen nodig zijn.

AI-modellen ontwikkelen zich snel. Daarom kijken we steeds of een model nog de beste keuze is, of dat een nieuwer of ander model beter past. We gebruiken geselecteerde modellen die via onze infrastructuurpartner, nu Nebul, binnen onze Europese AI-infrastructuur beschikbaar zijn.

Omdat ons aanbod kan veranderen, publiceren we geen vaste lijst. Wilt u weten welke modellen we nu gebruiken? Neem contact met ons op, dan geven we u daar open inzicht in.

We kiezen bewust voor open-weight modellen: modellen waarvan de gewichten openbaar zijn, zodat we ze volledig op Europese infrastructuur kunnen draaien. Ons aanbod beweegt steeds verder die kant op.

Per functie kiezen we het model dat het beste past, uit de geselecteerde modellen van onze infrastructuurpartner Nebul. Ook elk ander model dat we gebruiken draait op de Europese infrastructuur van onze partners. Uw data gaat nooit naar de maker van het model.

Ja. Prompts en AI-output kunnen als onderdeel van onze diensten in het platform worden opgeslagen. We verwerken ze alleen binnen de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Voor de opslag gelden vaste bewaartermijnen. Een actueel overzicht vindt u onder Bewaartermijnen.

Nee. Elk kantoor heeft een eigen, gescheiden omgeving. Data, prompts, documenten en AI-output van het ene kantoor worden nooit beschikbaar gesteld aan of gebruikt voor een ander.

Op dit moment werkt elk kantoor in een aparte omgeving met eigen infrastructuur. Als we in de toekomst delen van onze diensten gedeeld inrichten, blijft de scheiding tussen kantoren gewaarborgd.

Nee. AI ondersteunt de gebruiker en leidt nooit zelfstandig tot beslissingen of acties. Het oordeel van de mens blijft doorslaggevend: de gebruiker is verantwoordelijk voor de eindbeoordeling en het gebruik van de output.

We testen en evalueren de prestaties en output van onze AI-modellen en -toepassingen doorlopend. Zo houden we in de gaten of ze blijven werken zoals bedoeld en geschikt blijven voor hun toepassing.

Tegelijk blijft menselijk toezicht doorslaggevend. AI-output is ondersteunend; de gebruiker blijft verantwoordelijk voor de beoordeling en het gebruik ervan.

Nostrion, Fidacta en Accounce zijn gecertificeerd voor ISO 27001, NEN 7510 en ISO 42001.

ISO 27001 en NEN 7510 vallen onder ons informatiebeveiligingssysteem (ISMS). ISO 27001 gaat over het beheersen van informatiebeveiliging. NEN 7510 komt uit de zorg en stelt extra eisen aan de bescherming van gezondheidsgegevens en andere gevoelige persoonsgegevens.

ISO 42001 valt onder ons AI-managementsysteem (AIMS) en gaat over toezicht, risico’s en het verantwoord ontwikkelen, inzetten en beheersen van AI. Informatiebeveiliging en AI-governance beheren we dus in aparte, op elkaar afgestemde systemen.

Dat de beveiliging van uw informatie bij ons structureel en aantoonbaar is geregeld. Ons ISMS beschrijft hoe we omgaan met onder meer toegangsbeveiliging, risicobeheer, incidenten, leveranciers, logging, continuïteit en gegevensbescherming.

NEN 7510 vult dat aan met extra eisen voor gevoelige persoonsgegevens. De norm komt uit de zorg, maar die extra waarborgen passen we breder toe in onze organisatie. Informatiebeveiliging bestaat bij ons dus niet alleen uit techniek, maar is onderdeel van een gecertificeerd systeem dat regelmatig onafhankelijk wordt getoetst.

Dat we AI niet alleen technisch ontwikkelen en inzetten, maar ook aantoonbaar beheersen. In ons AIMS staat hoe we omgaan met onder meer AI-risico’s, menselijk toezicht, transparantie, leveranciers, monitoring en wijzigingen, gedurende de hele levensduur van onze AI-toepassingen.

Verantwoord AI-gebruik is daarmee een vast en onafhankelijk getoetst onderdeel van onze bedrijfsvoering. Ons AIMS is ook de basis waarmee we voldoen aan de verplichtingen uit de EU AI Act.

Per AI-toepassing en per gebruikssituatie bepalen we welke rol we onder de EU AI Act hebben, welke risicoklasse geldt en welke verplichtingen daaruit volgen. Die verplichtingen vertalen we in ons AIMS naar concrete maatregelen, bijvoorbeeld voor transparantie, menselijk toezicht, risicobeheersing, monitoring en documentatie.

De regels rond de EU AI Act worden nog volop uitgewerkt in richtlijnen, uitvoeringsregels en normen. We volgen die ontwikkelingen op de voet en passen onze maatregelen aan als nieuwe of gewijzigde verplichtingen daar aanleiding toe geven.

Dat hangt af van de AI-toepassing en de manier waarop die wordt aangeboden of gebruikt. Daarom bepalen we dat per toepassing.

Aanbieder: als we een AI-systeem ontwikkelen of laten ontwikkelen en onder eigen naam aanbieden of in gebruik nemen, kunnen we aanbieder zijn. Dan zijn wij verantwoordelijk voor de verplichtingen die de EU AI Act aan aanbieders stelt.

Gebruiksverantwoordelijke: als we een AI-systeem onder eigen verantwoordelijkheid gebruiken, gelden de verplichtingen die bij verantwoord gebruik horen. Deze rolverdeling leggen we vast in ons AIMS en beoordelen we regelmatig opnieuw.

Ja. Als verwerkingsverantwoordelijke is het kantoor zelf verantwoordelijk voor een DPIA, omdat het bepaalt waarvoor en hoe onze AI wordt gebruikt.

Wij helpen daarbij met onze ‘DPIA Self-Start’: een document met informatie over onze diensten dat u als basis voor uw eigen DPIA kunt gebruiken. Heeft u meer informatie of hulp nodig, dan denken we graag mee. De beoordeling en verantwoordelijkheid blijven bij het kantoor.

De beveiliging van uw data is onderdeel van ons ISMS, gecertificeerd voor ISO 27001 en NEN 7510. Daarin hebben we technische en organisatorische maatregelen vastgelegd om informatie en systemen te beschermen.

Onder Compliance in dit trust center ziet u op hoofdlijnen hoe we dat hebben ingericht, en vindt u onze certificaten en verklaringen van toepasselijkheid.

Medewerkers van Accounce hebben geen toegang tot klantdata in het platform. Klantdata blijft in de omgeving van het kantoor en is alleen toegankelijk voor de bevoegde gebruikers van dat kantoor.

We beperken dus niet alleen wie er toegang heeft: toegang door onze medewerkers is binnen de reguliere dienstverlening uitgesloten.

Ja. In het platform leggen we gebruikersactiviteiten en beveiligingsrelevante gebeurtenissen vast, zoals inlogpogingen, mislukte inlogpogingen en belangrijke wijzigingen in beheer en configuratie.

Die logging gebruiken we voor beveiliging, monitoring, het onderzoeken van incidenten en om aan te tonen dat onze maatregelen werken.

Beide handelen we af binnen hetzelfde incidentproces. Zo hebben we één vaste werkwijze voor melden, beoordelen, opvolgen en evalueren.

Bij incidenten met AI kijken we waar nodig extra naar de werking van het systeem, ongewenste output, risico’s en mogelijke impact. Incidenten en verbeteracties volgen we op in ons ISMS en AIMS, zodat we er structureel van leren.

Voor elk soort data en elke functie geldt een vaste bewaartermijn, afgestemd op het doel waarvoor we de data verwerken. We bewaren data niet langer dan daarvoor nodig is.

De actuele termijnen, onder meer voor chatgeschiedenis, audio-opnames, transcripties, documenten en logging, vindt u onder Bewaartermijnen.

Na het einde van de overeenkomst verwijderen we de persoonsgegevens die we voor u verwerken in principe binnen een maand. Daarna zijn ze niet meer toegankelijk of bruikbaar in onze diensten.

Is er bij het einde nog data beschikbaar, dan helpen we op verzoek om die aan u over te dragen, voor zover dat technisch kan. Alleen als we wettelijk verplicht zijn bepaalde data langer te bewaren, doen we dat voor de wettelijke termijn, en gebruiken we die nergens anders voor.

Kan een incident gevolgen hebben voor uw data of onze diensten, dan informeren we u zo snel mogelijk, in principe binnen 24 uur nadat we het hebben vastgesteld. U hoort wat er is gebeurd, wat de mogelijke gevolgen zijn en welke maatregelen we nemen. Komt er nieuwe informatie bij, dan houden we u op de hoogte.

Per incident bekijken we ook welke wettelijke en contractuele meldplichten gelden. Als verwerker geven we het kantoor de informatie die het nodig heeft om aan zijn eigen meldplichten te voldoen.

Ja. Compliance en beveiliging zijn de basis van onze organisatie, en we zijn er graag zo open mogelijk over. In dit trust center vindt u al veel: onze certificeringen, verklaringen van toepasselijkheid en informatie over onze maatregelen.

Mist u informatie voor uw eigen risico-, compliance- of leveranciersbeoordeling? Laat het ons weten. Waar wetgeving, contractuele afspraken of toezicht extra zekerheid vragen, is onder de geldende voorwaarden ook een audit mogelijk.

Ja. Beveiligingstesten horen bij hoe we ontwikkelen en beheren. We testen onze software automatisch op kwetsbaarheden (SAST), zodat we die vroeg ontdekken.

Daarnaast zetten we nu doorlopende pentests op, zodat de beveiliging van het platform continu wordt getest. Bevindingen beoordelen we en pakken we waar nodig op binnen onze bestaande processen.

Via ons AI-managementsysteem (AIMS), gecertificeerd voor ISO 42001. Daarmee beheersen we AI niet alleen technisch, maar gedurende de hele levensduur van onze toepassingen. Het AIMS wordt regelmatig onafhankelijk getoetst.

We letten onder meer op risicobeheer, menselijk toezicht, transparantie, monitoring, leveranciersbeheer en het beheerst doorvoeren van wijzigingen. De mens houdt daarbij de regie: AI-output is nooit een zelfstandige beslissing, het eindoordeel ligt bij de gebruiker.

Menselijk toezicht is een vast uitgangspunt. Onze AI ondersteunt de gebruiker, maar neemt nooit zelf beslissingen of acties zonder tussenkomst van een mens. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het beoordelen, controleren en toepassen van de output.

Dat principe passen we ook intern toe: bij het ontwikkelen, valideren, monitoren en aanpassen van AI blijft menselijke beoordeling onderdeel van het proces.

Voordat een nieuw AI-systeem of nieuwe toepassing in gebruik gaat, doorloopt die een vast proces in ons AIMS. We kijken onder meer naar het beoogde gebruik, informatiebeveiliging, privacy, AI-risico’s, governance, compliance en wettelijke en contractuele verplichtingen.

Bij toepassingen met een hoger risico doen we ook een AI-impactbeoordeling. Pas na beoordeling en goedkeuring gaat een systeem in gebruik en komt het in ons AI-register. Zo houden we gedurende de hele levensduur aantoonbaar zicht op het systeem, het doel, de risico’s en de maatregelen.

Per AI-systeem en per toepassing brengen we de risico’s in kaart, en we beoordelen ze opnieuw als er iets verandert. We kijken naar privacy, beveiliging, eerlijkheid en vooringenomenheid, transparantie en uitlegbaarheid, veiligheid en prestaties, en afhankelijkheid van derden zoals modellen en leveranciers.

Elk risico beoordelen we op kans en impact en leggen we vast in ons risicoregister. Past een risico niet binnen onze vastgestelde risicobereidheid, dan nemen we extra maatregelen of gaat het systeem niet in gebruik.

Leveranciers in onze AI-diensten beoordelen we voordat we met ze in zee gaan, en daarna regelmatig opnieuw. We kijken onder meer naar contractafspraken, informatiebeveiliging, privacy, datalocatie en hosting, toegangsbeheer, beschikbaarheid en continuïteit.

Voor leveranciers van AI-modellen en -platforms gelden extra eisen, bijvoorbeeld over transparantie, beheersbaarheid van de techniek en de waarborgen rond klantdata. Voldoet een leverancier niet meer aan onze eisen, dan nemen we extra maatregelen of stoppen we met die leverancier.

Wijzigingen voeren we gepland en beheerst door. Afhankelijk van de aard en impact beoordelen we vooraf wat de gevolgen zijn voor de werking van het systeem, de bestaande risico’s en onze diensten.

Bij grote wijzigingen kijken we of er nieuwe risico’s ontstaan of extra maatregelen nodig zijn, en werken we documentatie en registers bij. Beheersing stopt dus niet na de eerste ingebruikname, maar loopt door zolang het systeem bestaat.

We blijven onze AI-systemen actief volgen en evalueren. We letten op afwijkingen in de kwaliteit en betrouwbaarheid van de output, signalen van vooringenomenheid of ongelijke prestaties, en veranderingen in modelgedrag die op ‘model drift’ kunnen wijzen.

Feedback van gebruikers, incidenten en signalen uit de praktijk nemen we daarin mee. Bevindingen kunnen leiden tot een nieuwe risicobeoordeling, extra maatregelen of een aanpassing in hoe het systeem wordt gebruikt.

Dit trust center is daarvoor het startpunt. De maatregelen die onder onze certificeringen vallen, staan in de verklaringen van toepasselijkheid. Onder Compliance geven we op hoofdlijnen inzicht in de inrichting van ons ISMS en AIMS.

Heeft u meer nodig voor uw eigen beoordeling? Neem contact met ons op; waar mogelijk geven we u aanvullende informatie.

Ja, daar helpen we graag bij. Veel van wat u nodig heeft staat al in dit trust center, zoals onze certificeringen, verklaringen van toepasselijkheid en de inrichting van ons ISMS en AIMS. Mist u iets? Neem contact met ons op, dan zorgen we waar mogelijk voor de aanvullende informatie.