Privacyverklaring

Versie: 2.1
Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026

1. Inleiding

Accounce B.V. (“Accounce”, “wij”, “we” of “ons”) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe we ermee omgaan en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door Accounce B.V. in verband met:

• het gebruik van onze websites;
• contactverzoeken en zakelijke communicatie;
• onze dienstverlening;
• het gebruik van het Accounce-platform;
• overige contacten met klanten, leveranciers, partners en andere zakelijke relaties.

We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere geldende wet- en regelgeving.

2. Wie zijn wij?

Accounce B.V. is gevestigd aan de Plesmanstraat 2, 3833 LA Leusden, en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42053271.

Contactgegevens
Accounce B.V.
Plesmanstraat 2
3833 LA Leusden
privacy@accounce.com

Accounce B.V. maakt deel uit van de Nostrion-groep, samen met Fidacta B.V. en Nostrion Healthcare B.V.

Als dat nodig is om vragen te beantwoorden, verzoeken af te handelen, diensten te leveren of overeenkomsten uit te voeren, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met een ander bedrijf binnen de Nostrion-groep. Gaat een verzoek over een specifieke dienst of een specifiek bedrijf binnen de groep, dan kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan het groepsbedrijf dat daarvoor het meest relevant is.

3. Wanneer verzamelen we persoonsgegevens?

We kunnen persoonsgegevens verzamelen wanneer u:

• onze website bezoekt;
• contact met ons opneemt via een contactformulier;
• contact met ons opneemt per e-mail, telefoon of op een andere manier;
• informatie opvraagt over onze diensten;
• een offerte aanvraagt;
• een overeenkomst met ons sluit;
• het Accounce-platform gebruikt;
• met ons in contact staat namens een klant, leverancier, partner of andere zakelijke relatie.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van het soort contact of de dienstverlening kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Websitebezoekers
Als u onze website bezoekt, verwerkt onze hostingpartij de technische gegevens die nodig zijn om de pagina aan u te tonen en de website te beveiligen:

• IP-adres;
• gegevens over browser en apparaat;
• de opgevraagde pagina en de datum en tijd van het verzoek.

We plaatsen geen cookies op onze website en gebruiken geen analysetools, trackingpixels of andere technieken om uw gedrag op of tussen websites te volgen.

Contactpersonen en prospects
Als u contact met ons opneemt, kunnen we onder meer verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• onderwerp van uw verzoek;
• inhoud van de correspondentie.

Klanten, leveranciers en zakelijke relaties
In verband met onze dienstverlening kunnen we verwerken:

• contactgegevens;
• contractgegevens;
• correspondentie;
• factuur- en betaalgegevens;
• gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren.

Gebruikers van het Accounce-platform
Voor gebruikers van het Accounce-platform kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn om de afgesproken diensten te leveren. Welke gegevens dat zijn, hangt af van de specifieke toepassing en het gebruik van het platform.

In veel gevallen verwerken we deze gegevens in opdracht van onze klanten. Meer daarover leest u in hoofdstuk 6.

5. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doelen en op basis van een geldige grondslag.

We maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, met rechtsgevolgen voor u of die u op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treft.

6. Verwerking in opdracht van onze klanten

Als onze klanten het Accounce-platform gebruiken, bepalen zij welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel. Voor die verwerking is de klant de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, en treedt Accounce op als verwerker.

Als verwerker verwerken we deze persoonsgegevens alleen volgens de vastgelegde instructies van onze klant en in overeenstemming met de verwerkersovereenkomst die we met hen hebben gesloten. We gebruiken deze gegevens niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen, tenzij de klant ons daar uitdrukkelijk opdracht toe heeft gegeven.

Worden uw persoonsgegevens in het Accounce-platform verwerkt door een van onze klanten, bijvoorbeeld door uw accountantskantoor? Richt vragen en verzoeken over die verwerking dan aan die organisatie. Ontvangen wij zo’n verzoek zelf, dan sturen we het door naar de betreffende klant en helpen we bij de afhandeling.

De rest van deze privacyverklaring gaat over de verwerkingen waarvoor Accounce zelf verwerkingsverantwoordelijke is.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is om onze diensten te leveren, overeenkomsten uit te voeren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of onze gerechtvaardigde belangen te beschermen.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers.

Bedrijven binnen de Nostrion-groep
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met bedrijven binnen de Nostrion-groep, waaronder Fidacta B.V. en Nostrion Healthcare B.V., als dat nodig is om vragen te beantwoorden, verzoeken af te handelen, diensten te leveren of overeenkomsten uit te voeren.

Dienstverleners en leveranciers
We werken met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners voor onder meer:

• hosting en cloudinfrastructuur;
• communicatie- en samenwerkingsdiensten;
• relatiebeheer (CRM);
• websitehosting en contentlevering;
• beveiliging en monitoring;
• administratieve ondersteuning.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens alleen in opdracht van onze organisatie en alleen voor de doelen waarvoor de gegevens zijn verstrekt.

Professionele adviseurs
Waar nodig kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met professionele adviseurs, zoals accountants, auditors, juridisch adviseurs en andere deskundigen die bij onze bedrijfsvoering betrokken zijn.

Overheidsinstanties en toezichthouders
We kunnen persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde instanties, toezichthouders of andere overheidsorganen als de wet dat vereist of als dat nodig is om de rechten, veiligheid of belangen van onze organisatie, onze klanten of derden te beschermen.

8. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU

Het Accounce-platform
Voor het Accounce-platform gebruiken we uitsluitend een Europese verwerkingsketen. Persoonsgegevens, documenten en andere gegevens die in het platform worden verwerkt, blijven binnen de Europese Unie en worden alleen verwerkt door leveranciers die onder Europees recht vallen.

Gegevens die in het Accounce-platform worden verwerkt, blijven daardoor binnen een Europees juridisch, organisatorisch en technisch kader.

Ondersteunende bedrijfsprocessen
Voor bepaalde ondersteunende processen, zoals communicatie, relatiebeheer en interne bedrijfsvoering, kunnen we dienstverleners inschakelen die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Het gaat dan alleen om persoonsgegevens die voor die ondersteunende processen nodig zijn, en nooit om gegevens, documenten of andere informatie die gebruikers in het Accounce-platform delen of verwerken.

Worden persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, dan zorgen we voor passende waarborgen volgens de AVG. Dat kunnen zijn:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses);
• andere wettelijke instrumenten die een passend beschermingsniveau garanderen.

We beoordelen regelmatig of deze waarborgen nog passend zijn voor de betreffende verwerking.

9. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of nodig is om gerechtvaardigde belangen te behartigen.

De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of op een andere manier buiten gebruik gesteld.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Denk aan versleuteling, persoonlijke accounts met meerstapsverificatie en minimale rechten, logging en monitoring, en regelmatige beveiligingstests.

Onze managementsystemen voor informatiebeveiliging en AI zijn gecertificeerd voor ISO 27001, NEN 7510 en ISO 42001. Meer over onze maatregelen leest u in ons Trust Center.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten over uw persoonsgegevens.

Waar van toepassing heeft u het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking;
• persoonsgegevens over te laten dragen aan uzelf of aan een andere partij (dataportabiliteit);
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Mail dan naar privacy@accounce.com.
We beoordelen uw verzoek en reageren binnen de wettelijke termijnen.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

We plaatsen geen cookies op onze website en gebruiken geen trackingtechnieken. Verandert dat, dan passen we deze privacyverklaring aan en vragen we waar nodig eerst om uw toestemming.

13. Contact en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop we persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:

Accounce B.V.
Plesmanstraat 2
3833 LA Leusden
privacy@accounce.com

Vindt u dat we niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.